Fórmulas de Excel: las 15 que más se usan en un negocio

Las fórmulas de Excel que más se usan en un negocio son SUMA, PROMEDIO, SI, BUSCARV (o BUSCARX), CONTAR.SI, SUMAR.SI, REDONDEAR, HOY y CONCAT. Toda fórmula empieza por el signo =, usa referencias a celdas como A2 o B2:B30 y, en Excel en español, separa los argumentos con punto y coma: =SUMA(B2:B30). Con esas nueve cubres casi todo lo que se hace en un día normal de oficina.

En esta guía tienes las 15 fórmulas de Excel más útiles, agrupadas por para qué sirven, con la sintaxis exacta en español y un ejemplo con datos de un negocio real: ventas, gastos, clientes y facturas. Al final verás cómo combinarlas en una hoja de seguimiento de ventas que puedes montar en media hora.

Cómo se escribe una fórmula en Excel

Antes de la lista, las cuatro reglas que evitan el 90 % de los errores:

• Empieza siempre por =. Si escribes SUMA(B2:B10) sin el igual, Excel lo trata como texto.
• En Excel en español el separador es el punto y coma: =SI(B2>1000;"Grande";"Pequeño"). Si copias una fórmula de una web en inglés con comas, cámbialas por punto y coma y traduce el nombre de la función (IF es SI, VLOOKUP es BUSCARV, SUMIF es SUMAR.SI).
• Referencias relativas y absolutas: B2 cambia al arrastrar la fórmula hacia abajo; $B$2 se queda fija. Pulsa F4 con el cursor sobre la referencia para alternar entre las dos.
• Rangos con dos puntos: B2:B30 es de B2 a B30. Para columnas enteras, B:B.

Fórmulas para sumar, contar y hacer medias

1. SUMA

La primera que aprende todo el mundo y la que más se usa. =SUMA(B2:B30) suma el rango. Atajo: selecciona la celda debajo de una columna de números y pulsa Alt + = para que Excel la escriba solo.

2. PROMEDIO

=PROMEDIO(B2:B30) devuelve la media. Útil para el ticket medio: si en B tienes el importe de cada venta, =PROMEDIO(B2:B300) te dice cuánto gasta de media cada cliente.

3. CONTAR y CONTARA

=CONTAR(B2:B300) cuenta las celdas con números; =CONTARA(A2:A300) cuenta las que no están vacías, sean números o texto. Con CONTARA sobre la columna de clientes sabes cuántas ventas llevas.

4. MAX y MIN

=MAX(B2:B300) y =MIN(B2:B300) te dan la venta más alta y la más baja. Sirven también con fechas: =MAX(A2:A300) sobre una columna de fechas devuelve la última.

Fórmulas para decidir: SI y sus variantes

5. SI

La función SI devuelve un valor si se cumple una condición y otro si no. Su estructura es =SI(condición;valor_si_verdadero;valor_si_falso). Ejemplo: marcar las facturas vencidas comparando la fecha de vencimiento (columna D) con hoy:

=SI(D2<HOY();"Vencida";"En plazo")

Puedes anidar varios SI para tener más de dos resultados, aunque a partir de tres conviene usar SI.CONJUNTO, que es más legible: =SI.CONJUNTO(B2>=1000;"Grande";B2>=300;"Media";VERDADERO;"Pequeña").

6. SUMAR.SI y SUMAR.SI.CONJUNTO

Suma solo lo que cumple una condición. Si en la columna C tienes el comercial y en B el importe, =SUMAR.SI(C2:C300;"Laura";B2:B300) devuelve lo que ha vendido Laura. Con varias condiciones (por ejemplo, Laura y solo en marzo) se usa SUMAR.SI.CONJUNTO: =SUMAR.SI.CONJUNTO(B2:B300;C2:C300;"Laura";A2:A300;">="&FECHA(2026;3;1);A2:A300;"<"&FECHA(2026;4;1)).

7. CONTAR.SI y CONTAR.SI.CONJUNTO

Igual que la anterior, pero cuenta en lugar de sumar. =CONTAR.SI(E2:E300;"Pendiente") te dice cuántos pedidos siguen pendientes de cobro.

Fórmulas para buscar datos en otra tabla

8. BUSCARV

Busca un valor en la primera columna de una tabla y devuelve el dato de otra columna de la misma fila. Estructura: =BUSCARV(valor_buscado;tabla;número_de_columna;FALSO). Si tienes una tarifa de productos en la hoja Precios (código en A, precio en C), en tu hoja de pedidos escribes =BUSCARV(A2;Precios!$A$2:$C$200;3;FALSO) y te trae el precio de cada código. El último argumento, FALSO, pide coincidencia exacta: ponlo casi siempre.

9. BUSCARX

La versión moderna, disponible en Microsoft 365 y Excel 2021 o posterior. Busca en cualquier columna, hacia la izquierda o la derecha, y no se rompe si insertas columnas: =BUSCARX(A2;Precios!A:A;Precios!C:C;"No existe"). Si tu Excel la tiene, úsala en lugar de BUSCARV.

10. SI.ERROR

Envuelve cualquier fórmula y cambia el error por lo que tú digas. =SI.ERROR(BUSCARV(A2;Precios!$A$2:$C$200;3;FALSO);"Revisar código") evita que la hoja se llene de #N/D cuando un código no está en la tarifa.

Fórmulas para fechas, texto y redondeos

11. HOY y FECHA

=HOY() devuelve la fecha de hoy y se actualiza sola cada día. =FECHA(2026;10;16) construye una fecha a partir de año, mes y día. Restar fechas da días: =HOY()-D2 son los días que lleva vencida una factura.

12. TEXTO

Da formato a un número o una fecha dentro de un texto: =TEXTO(A2;"mmmm") devuelve el nombre del mes, muy útil para agrupar ventas por mes.

13. CONCAT y el operador &

Unen textos. =CONCAT(B2;" ";C2) junta nombre y apellidos. Lo mismo con =B2&" "&C2.

14. ESPACIOS y MAYUSC

Para limpiar listados importados: =ESPACIOS(A2) quita los espacios sobrantes (la causa número uno de que BUSCARV no encuentre algo que está ahí) y =NOMPROPIO(A2) pone en mayúscula la primera letra de cada palabra.

15. REDONDEAR

=REDONDEAR(B2*1,21;2) calcula el precio con IVA y lo deja en dos decimales. Redondear en la fórmula, y no solo con el formato de celda, evita que las sumas de una factura no cuadren por un céntimo.

Resumen: qué fórmula usar para cada cosa

Quiero…	Fórmula	Ejemplo
Sumar una columna	SUMA	=SUMA(B2:B30)
Sacar el ticket medio	PROMEDIO	=PROMEDIO(B2:B300)
Contar ventas o pedidos	CONTARA / CONTAR.SI	=CONTAR.SI(E:E;"Pendiente")
Sumar lo de un cliente o comercial	SUMAR.SI	=SUMAR.SI(C:C;"Laura";B:B)
Poner una etiqueta según una condición	SI / SI.CONJUNTO	=SI(D2<HOY();"Vencida";"En plazo")
Traer un dato de otra tabla	BUSCARX o BUSCARV	=BUSCARX(A2;Precios!A:A;Precios!C:C)
Ocultar errores	SI.ERROR	=SI.ERROR(fórmula;"Revisar")
Días entre dos fechas	Resta + HOY	=HOY()-D2
Precio con IVA redondeado	REDONDEAR	=REDONDEAR(B2*1,21;2)

Ejemplo práctico: una hoja de seguimiento de ventas

Así se combinan en una hoja real. Imagina una tienda que apunta cada venta en una fila: fecha (A), importe sin IVA (B), comercial (C), código de producto (D) y estado del cobro (E).

Hoja de ventas de octubre, 214 filas.
Total vendido: =SUMA(B2:B215) → 18.430 €.
Ticket medio: =PROMEDIO(B2:B215) → 86,12 €.
Ventas de Laura: =SUMAR.SI(C2:C215;"Laura";B2:B215) → 7.910 €, el 43 % del total.
Pendiente de cobro: =SUMAR.SI(E2:E215;"Pendiente";B2:B215) → 2.260 € en 19 pedidos (=CONTAR.SI(E2:E215;"Pendiente")).
Con IVA: =REDONDEAR(SUMA(B2:B215)*1,21;2) → 22.300,30 €.

Con cinco fórmulas tienes la foto del mes. El paso siguiente es convertir ese rango en tabla (Ctrl + T) para que las fórmulas se amplíen solas con cada venta nueva, y resumirlo con una tabla dinámica o un panel en Power BI. Es justo lo que se trabaja en el curso de Excel y Power BI para tu negocio, con tus propios datos.

Errores habituales y cómo arreglarlos

Error	Qué significa	Cómo se arregla
#N/D	BUSCARV o BUSCARX no encuentra el valor	Revisa espacios con ESPACIOS, que el código exista y que uses FALSO como último argumento
#¡VALOR!	Estás operando con texto como si fuera número	Comprueba que las cifras no estén guardadas como texto (alineadas a la izquierda)
#¿NOMBRE?	Excel no reconoce la función	Suele ser un nombre en inglés o mal escrito: VLOOKUP es BUSCARV
#¡DIV/0!	Divides entre cero o una celda vacía	Envuelve la fórmula en SI.ERROR
#####	La columna es demasiado estrecha	Doble clic en el borde de la cabecera de la columna

Preguntas frecuentes

¿Cuáles son las fórmulas básicas de Excel?

SUMA, PROMEDIO, CONTAR, MAX, MIN y SI son las básicas. Con ellas y con SUMAR.SI y BUSCARV puedes llevar las cuentas de un negocio pequeño sin nada más.

¿Por qué mi fórmula de Excel da error si la he copiado de internet?

Casi siempre por el idioma: si la fórmula viene de una web en inglés, usa comas y nombres en inglés. En Excel en español cambia las comas por punto y coma y traduce la función (IF → SI, VLOOKUP → BUSCARV, SUMIF → SUMAR.SI).

¿Qué diferencia hay entre BUSCARV y BUSCARX?

BUSCARX es más flexible: busca en cualquier columna, también hacia la izquierda, no depende del número de columna y permite un valor por defecto si no encuentra nada. Está en Microsoft 365 y Excel 2021 o posterior; en versiones anteriores sigue tocando BUSCARV.

¿Cómo hago que una fórmula no cambie al arrastrarla?

Fija la referencia con el símbolo $: $B$2 no cambia nunca, B$2 fija solo la fila y $B2 solo la columna. Pulsando F4 sobre la referencia alternas entre las cuatro opciones.

¿Estas fórmulas funcionan en Google Sheets?

Sí, casi todas se llaman igual en Google Sheets en español y usan el mismo separador. BUSCARX existe también en Sheets desde 2022.

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